多用於大規模認證郵件分發的現代系統與當今企業使用的常見辦公室生產力軟體非常相容，因此無需使用或投資花哨的數位工具來使事情順利進行。更靈活的遠端支援雲端工具還可以與經過認證的數位郵件服務配合使用，從而擴展了從任何有互聯網數位連接的地方製作和發送線上認證郵件活動的能力。
在許多情況下，例如律師事務所，發送相同類型的認證郵件通訊往往會產生重複性工作。透過技術和自動化，可以設定模板來操縱不同方的重複運行，並使用不同的訊息，但總體形式相同。這在集體訴訟案件中很常見，接收方可能有數千人。不同案件可能使用相同的語言，但當事人和姓名以及案件細節都不同。範本不必每次都設定新文件（這會耗費工作量和寶貴的時間），而是只需幾分鐘即可完成切換，然後產生列印和郵件運行。
追蹤仍然存在，但速度更快
自動化使認證郵件的其他好處也變得更加容易獲得。由於每封郵件 香港手機號 都有一個代碼可以在郵政系統中找到它，並且美國郵局在線，因此現在很可能創建跟踪代碼、從郵局網站檢索狀態信息並將其作為記錄郵寄的軟體。這不 僅證實了最初的溝通意圖，而且數位化還可以追蹤活動總體交付與單一信件交付的整體成功程度的指標。這也使人們能夠找出認證郵件中可能存在問題或需要調整的地方。隨著 郵局成本 隨著延誤的增加而增加，有關郵寄狀態的資訊變得越來越重要。
企業仍在嘗試以舊方式經營
令人驚訝的是，到 2021 年，許多公司仍在以 40 年前的管理方式處理認證郵件，透過手動和逐條訊息的方式進行處理。在線上發送認證郵件的想法 尚未完全成為主流。大部分問題只是由於缺乏對線上認證郵件如何運作以及它如何使現代企業受益的認識。人們只需要願意嘗試新事物，看看它有多有效，同時節省時間和金錢。
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