15 palabras que NO debes usar en tus correos electrónicos para evitar causar malas impresiones

[muskanislam44]

Hemos estado discutiendo en nuestro blog cómo escribir una línea de asunto poderosa que hará que sus destinatarios abran su correo electrónico antes.

Pero, ¿cuáles son las palabras que debes evitar para asegurarte de que tu mensaje sea tomado en serio? ¿Cuáles son esas palabras de detención que no debes usar en tus correos electrónicos?

Por mucho que desees que así sea, el correo electrónico no ha muerto. Si así fuera, no ocuparía el 28 % de nuestra semana laboral y no nos interrumpiría el "ding" de los mensajes nuevos unas 60 veces al día.

Y, sin embargo, gran parte del correo electrónico que lista de números de whatsapp pasamos tanto tiempo escribiendo se ignora, se olvida o se elimina.

Si bien es muy cierto que los filtros de spam son un problema y que debemos prestar mucha atención a las palabras que desencadenan spam, nos hemos vuelto bastante expertos en asegurarnos de que los correos electrónicos bien elaborados en los que invertimos tanto tiempo no se eliminen automáticamente.

También sabemos que crear una firma de correo electrónico profesional y videos ayuda a aumentar nuestras tasas de apertura de correo electrónico.

Pero acceder a la bandeja de entrada es solo una parte de la batalla. Hay un filtro más que vencer, y es el filtro más fuerte de todos: ¡el ojo humano!

El 21 % de las personas marcan el correo electrónico como spam "porque sí", y solo un 13,7 % de los mensajes llegan a nuestras bandejas de entrada cada día. Afortunadamente, con solo unos pocos ajustes a sus mensajes, puede aumentar sus posibilidades de ser escuchado y recordado. Ya sea que esté enviando un correo electrónico de marketing, escribiendo a un posible empleador o escribiendo a un colega, observe detenidamente sus elecciones de palabras.

Al evitar las siguientes quince palabras y frases, creará mensajes de correo electrónico que reflejen su profesionalismo y recibirá la respuesta que merecen.

Las palabras que debes evitar en tu correo electrónico
1. Palabras que parecen groseras o condescendientes
Todos sabemos que uno de los mayores problemas del correo electrónico es su incapacidad para transmitir el tono. Esto es especialmente cierto en el caso de los correos electrónicos breves que se escriben a toda prisa.

Afortunadamente, el correo electrónico ha existido durante tanto tiempo que sabemos qué palabras pueden considerarse groseras incluso si la intención del remitente no es esa.

a. Bien
“¿Está bien si me tomo dos días más para terminar el informe?”

"Bien."


Incluso si quieres decir “está bien / adelante / no hay problema”, fine tiene connotaciones negativas. Con la misma cantidad de letras, puedes escribir “ok” o “seguro”.

b. No
“No, está en el quinto piso.”

Si alguien te escribe y te pregunta si tu reunión es en el tercer piso, y no es así, puedes simplemente decir: “Es en el quinto piso”.

No hay necesidad del “no”.

c. Necesidad
“Necesito que tengas esto listo para el viernes”.

Ay, ¿eso no te hace sentir un poco como un sirviente?

¿Qué tal:

“Por favor termina esto el viernes.”

Se transmite el mismo mensaje pero la redacción hace que la petición sea más fácil de digerir.

¿Por qué? Porque no todo gira en torno a ti .

d. Important
“Aquí hay algunas instrucciones importantes para la nueva fotocopiadora”.

Podemos determinar la importancia de un correo electrónico para nosotros mismos, muchas gracias.

e. Gracias
“Llegaré temprano mañana para ayudar a preparar la presentación”.

"¡Gracias!"

Aunque parezca insignificante, tomarse el tiempo de escribir "gracias" en lugar de "gracias" es más importante de lo que cree. Hay algo despectivo en escribir rápidamente "gracias".

No es una cuestión de formalidad, es una cuestión de respeto y de mostrar la debida gratitud.

Consejo: Procura que tus mensajes de correo electrónico sean lo más positivos posible. Redacta tus mensajes de forma que incentiven a las personas a intercambiar ideas.
2. Palabras que implican que te falta confianza
Antes de enviar un correo electrónico, recuerda que:

Eres capaz y calificado.
Eres lo suficientemente fuerte para escribir sin “palabras muletas”.
Tus opiniones, a las cuales tienes derecho, se basan en hechos, conocimientos y experiencias previas.


a. Lo siento
“Lo siento. Me preguntaba si sabes dónde se realizará el entrenamiento”.

¿No saber dónde entrenar es realmente motivo de arrepentimiento?

Si has hecho algo que realmente requiere una disculpa, llama por teléfono o, mejor aún, discúlpate en persona. Pero, con mucha frecuencia, nos sentimos tentados a disculparnos incluso cuando no hemos hecho nada malo.

Si alguien quiere reunirse contigo el martes a las 3, pero tú estás en otra reunión, ¿de verdad tienes que lamentarlo? Si una persona te pregunta si sabes dónde encontrar a uno de tus compañeros y no sabes la respuesta, ¿es culpa tuya?

Dejemos que Pantene (sí, la empresa de champús) nos dé otros ejemplos:

b. Sólo
“Sólo quería hacerte una pregunta rápida.”

Si quieres hacer una pregunta, hazla. La palabra “simplemente” a menudo te hace parecer tímido.

Mira la diferencia.

“Si es posible, sólo necesito venir una hora más tarde mañana”.
"Me gustaría venir una hora más tarde mañana."
c. En realidad
“En realidad, deberías reducir el uso de la palabra ‘en realidad’”.

Cuando se usa correctamente, la palabra “en realidad” tiene un propósito y un significado y señala un cambio de pensamiento o una corrección de una afirmación anterior.

“Te dije que se llamaba Sarah, pero fue un error. En realidad, se llama Stacey”.

Pero muy a menudo se utiliza como relleno y puede acabar con tu credibilidad.

Y tenga especial cuidado con el uso de "actualmente" cuando mencione un logro. No querrá degradarse ni sonar a la defensiva.