人力资源、技术
克服 IT 采购挑战的快速指南
莱拉·阿拉瓦2015 年 9 月 28 日
如果您还未弄清楚，我们将告诉您：IT 软件、设备和服务的采购流程令人望而生畏。 首先，不应轻率选择大型软件采购，因为它们将为您的机构未来几年的 IT 成功奠定基础。
就像购买冬装时如果不评估产品的质量、实用性和款式就不算完整一样，评估新的 IT 流程也是如此。如何确保您的大量 IT 采购得到充分优化？
通过直面 IT 采购流程的挑战，IT 采购将既有效又成功。然而，依赖不恰当的做法只会导致问题——因此，以下是一些应对挑战的新方法，可帮助您的机构建立更好的 IT 系统。
根据最近的政府技术报告《成功管理 IT 采购》，“这些挑战可能使 IT 采购流程难以成功。但通过考虑新方法，您可以解决甚至克服其中的许多挑战。”该报告重点介绍了我们可以改进的领域，我们在下面进行了总结。
如何应对可能过时的采购规则和流程？
尽管采购部门通常只关注获得商品的最佳价格和条款，但 IT 采购无法采用这种方法。技术被用作“解决方案”：一套在选择供应商后开发的产品、咨询和支持服务以及流程。
当今的管理不仅要了解产品，还要了解一组容易让人不知所措的特征。这些知识越丰富，结果就越一致。审查当前的规则和流程，并通过同行群体和技术行业分析师等资源研究新技术。
标准购买条款和条件是什么？
在 IT 投资方面，有时需要调整付款条件、交付参数以及为典型采购定义的其他方面。有时，还需要制定新的“最佳价值”合同实践。
为了优化条款和条件，请努力审查和调整您的采购合同。请参考类似机构的建议和示例，或研究州或地方层面的替代合同条件。考虑利用可以利用其他机构的协议 - 或共同采购，以便能够共享服务并降低成本。
如何与采购人员沟通并提升技术专业知识
采购人员优化和保持 IT 采购专业知识是一个大问题。此外，采用 IT 服务的数量（而不是购买硬件或软件的数量）越来越多，这意味着需要更好地了解服务定价和交付模式，以及正确的资金分配。
采购人员可以通过多种方式更好地发展他们的技术知识。利用其他有类似 IT 采购的机构来培训员工并了解实际解决方案意味着 RFP 将针对您的机构进行优化。另一方面，可以利用资源来培训采购人员。
如何应对采购响应负担
为了满足公民的需求，政府需要能够跟上技术的发展，并跟上互联网的速度。尽管许多创新解决方案来自初创公司，但这些供应商通常缺乏资源来满足更大的政府需求。由于存在这种差距，IT 部门发现自己只能选择在价格、功能和设计方面有所妥协的解决方案。
为了最好地审查提案回复（RFP）文件，在涉及潜在供应商时需要考虑有关规模、成本节约和技术优势的问题。
减少 IT 员工数量
自 2009 年 6 月以来，联邦、州和地方机构已裁减了75 万多个职位。受影响的职位包括 阿尔及利亚 whatsapp 号码列表 许多政府 IT 部门。剩下的少数技术人员将花更多时间管理 IT 运营 — 这意味着他们帮助员工创建 RFP 的能力下降。
减少采购任务负担可以简化项目的整个采购工作。研究利用其他机构的采购方法、咨询购买过类似解决方案的同行以及研究最佳实践可以帮助工作人员。
应对技术进步
技术发展日新月异，IT 项目错过技术进步机会的例子太多了。另一方面，新的软件即服务 (SaaS) 和云技术意味着项目工作人员将面临新的、不熟悉的采购问题。
因此，利用自动化文档创建和优化工作流程的进步可以减少采购人员日常任务的需求。
由于部门削减、技术进步和流程过时等挑战，员工必须能够了解他们可以从技术采购中实际期望什么。归根结底，如果不先研究最佳实践和最佳解决方案，IT 采购可能会很麻烦。通过正确的研究，IT 采购可以成为一种高效且轻松的采购工作。