如何在不花钱购买软件和新员工的情况下构建管理报告
Posted: Sun Jan 05, 2025 9:59 am
当我们还是一家小公司时，我们没有考虑管理报告或财务——我们只是做得很好。但到了 2017 年，Completo 营销集团显然不再是一家小型初创公司，而是一家中型企业。该机构拥有 100 名员工，年营业额超过 1 亿卢布。需要实现财务流程自动化。
本文介绍了我们如何自动化管理报告。现在，高层管理 芬兰 whatsapp 号码数据库 人员实时控制现金流。在 Kompleto 中做出业务决策变得不再那么可怕：通过新的、正常的报告，意外的财务损失几乎可以消除。
“兄弟们，多少钱？”或者我们如何抓住我们的头
第一个任务是开发财务模型。从分散的 Excel 和 Google Sheets 文档中，我们了解了公司资金的去向：
我们花费的时间是否比客户从我们这里购买的时间多；
项目实施是否超出预算；
提供某些服务对我们有利吗？
员工工作的效率如何。
我们不仅需要事后分析，还需要一个能够让我们提前预测和控制现金流的模型。
208_2.png
我们如何开展项目
我们将告诉您 Completo 的工作原理，以便报告工作流程一目了然。如果你（仍然）不知道我们是谁，那么......
我们是一家营销机构，为 B2B 公司、拥有经销商网络的制造商以及复杂商品和服务的供应商进行（不是做，而是）网络营销。
我们向客户出售专家的工作时间。为客户提供一项服务的时间不超过 40 小时，期限不超过 70 天。当我们需要更多时间时，我们会将任务分成几个部分。每小时的成本始终是固定值。这取决于：
从事这项任务的专家的薪水：营销人员、开发人员、设计师、文案人员；
各级管理人员的工资；
行政费用；
公司利润；
税；
与项目相关的风险：程序员生病了，设计师辞职了，文案去了顿巴斯（但他不在那里）。尽管如此，我们还是必须按时提交任务。有时我们的成本比我们计划的要高。
每个项目均由两到五人的团队执行。他们的任务是组织工作，以最高的质量和最低的成本按时完成服务。
假设您需要绘制一个登陆页面。该团队有三种选择：自己创建原型、向我们设计部门的专家订购布局或寻找第三方承包商。项目经理决定选择哪个选项。在大多数情况下，服务由我们的设计部门执行。但在评估服务的盈利能力时，没有考虑内部专家的时间。只计算项目团队花费的时间。这使得无法评估部门和员工的效率。
之前是怎么举报的？
年初，项目经理和财务总监按月计划支出和收入。由于没有预测模型的数据，因此财务计划被视为占星术 - 它在管理决策中没有发挥重要作用。
季度末，财务总监将 CRM 中的数据上传到表格中，并向董事会展示结果。通常他们会发现几个项目超支，并提出问题：“这是怎么发生的？”之后，发现者离开了一个月才了解数据：
有关当前客户服务的信息来自项目经理；
新客户信息 - 销售部门；
开支——财务部门；
非生产部门的费用 - 部门内；
其他费用的数据位于“其他”文件夹中。大约40%的费用都存放在里面。公司没有控制他们。
季度结束后一个月，董事会收到下表：
208_3.png
这样的报告存在问题
1.
对于一家小公司来说，首席财务官工作一个月是对资源的极大浪费。此外，每个部门都独立保存记录。
2.缺乏细节
在董事会上，管理者只看到一个费用项目——例如办公费用。文章里面有什么，可以优化什么，都是未知的。
3.未预测，仅说明
无法预测报告期末的费用和收入。在此过程中得出管理层结论也是可能的：要削减哪些费用，为什么月中会亏损，什么时候会盈利。
4.只有年度计划
费用和收入按周和月平均分配，而企业则按照自己的生命周期生活。
5.没有激励员工
这适用于高层管理人员、中层管理人员和专家。公司的共同所有者和董事会成员无法提取流通资金，只能领取工资。每个人都害怕损失，都想谨慎行事。项目经理为项目盈利的一定比例而工作。他们无法影响这个百分比。专家的薪水不取决于所完成的工作量。
系统是如何创建的
2017年5月，我们意识到年度计划无助于优化工作，没有说收入和支出，12月等待我们的是惊喜。因此，整个下半年我们建立了新的财务报告制度。
参与过程：
财务总监；
生产总监——对服务质量负责；
执行董事 - 在公司内部建立流程。
就这样表现了
1.确定公司需求
与客户合作时，我们首先分析公司的需求并整理出必要的文件清单：
团队和部门的报告表。这里收集有关公司专家、项目和部门的数据。
所有团队和部门的报告表。包含执行董事的数据，执行董事负责监督所有部门的工作。
摘要文件。这是向董事会的直接管理报告。
所有文件必须包括有关过去、现在和未来费用和收入的信息。该系统应尽可能自动化，以便我们花更少的时间进行报告。
目标之一是提高员工的积极性。此外，我们需要考虑哪些来自内部部门（而不是来自项目团队）的专家参与提供服务。
2.选定的软件来自动生成报告
我们测试了各种程序来自动报告。我们选择了集成了 JIRA 任务跟踪器和 CRM 的 Google Sheets，我们之前使用过：FreshOffice - 针对当前客户、他们的帐户和行为，AmoCRM - 针对新客户。
没有发现任何软件效果如此好以至于我想购买它。开发商请注意！
3.近5年收集的数据
为了获得预测性财务报告，我们从 CRM 下载数据并从旧报告表中收集信息。结果是 60 个月内出现了大量不同的数据。花了1.5个月的时间将它们统一起来，并按月和周计算出年营业额的百分比。
本文介绍了我们如何自动化管理报告。现在，高层管理 芬兰 whatsapp 号码数据库 人员实时控制现金流。在 Kompleto 中做出业务决策变得不再那么可怕：通过新的、正常的报告，意外的财务损失几乎可以消除。
“兄弟们，多少钱？”或者我们如何抓住我们的头
第一个任务是开发财务模型。从分散的 Excel 和 Google Sheets 文档中，我们了解了公司资金的去向：
我们花费的时间是否比客户从我们这里购买的时间多；
项目实施是否超出预算；
提供某些服务对我们有利吗？
员工工作的效率如何。
我们不仅需要事后分析，还需要一个能够让我们提前预测和控制现金流的模型。
208_2.png
我们如何开展项目
我们将告诉您 Completo 的工作原理，以便报告工作流程一目了然。如果你（仍然）不知道我们是谁，那么......
我们是一家营销机构，为 B2B 公司、拥有经销商网络的制造商以及复杂商品和服务的供应商进行（不是做，而是）网络营销。
我们向客户出售专家的工作时间。为客户提供一项服务的时间不超过 40 小时，期限不超过 70 天。当我们需要更多时间时，我们会将任务分成几个部分。每小时的成本始终是固定值。这取决于：
从事这项任务的专家的薪水：营销人员、开发人员、设计师、文案人员；
各级管理人员的工资；
行政费用；
公司利润；
税；
与项目相关的风险：程序员生病了，设计师辞职了，文案去了顿巴斯（但他不在那里）。尽管如此，我们还是必须按时提交任务。有时我们的成本比我们计划的要高。
每个项目均由两到五人的团队执行。他们的任务是组织工作，以最高的质量和最低的成本按时完成服务。
假设您需要绘制一个登陆页面。该团队有三种选择：自己创建原型、向我们设计部门的专家订购布局或寻找第三方承包商。项目经理决定选择哪个选项。在大多数情况下，服务由我们的设计部门执行。但在评估服务的盈利能力时，没有考虑内部专家的时间。只计算项目团队花费的时间。这使得无法评估部门和员工的效率。
之前是怎么举报的？
年初，项目经理和财务总监按月计划支出和收入。由于没有预测模型的数据，因此财务计划被视为占星术 - 它在管理决策中没有发挥重要作用。
季度末，财务总监将 CRM 中的数据上传到表格中，并向董事会展示结果。通常他们会发现几个项目超支，并提出问题：“这是怎么发生的？”之后，发现者离开了一个月才了解数据：
有关当前客户服务的信息来自项目经理；
新客户信息 - 销售部门；
开支——财务部门；
非生产部门的费用 - 部门内；
其他费用的数据位于“其他”文件夹中。大约40%的费用都存放在里面。公司没有控制他们。
季度结束后一个月，董事会收到下表：
208_3.png
这样的报告存在问题
1.
对于一家小公司来说，首席财务官工作一个月是对资源的极大浪费。此外，每个部门都独立保存记录。
2.缺乏细节
在董事会上，管理者只看到一个费用项目——例如办公费用。文章里面有什么，可以优化什么，都是未知的。
3.未预测，仅说明
无法预测报告期末的费用和收入。在此过程中得出管理层结论也是可能的：要削减哪些费用，为什么月中会亏损，什么时候会盈利。
4.只有年度计划
费用和收入按周和月平均分配，而企业则按照自己的生命周期生活。
5.没有激励员工
这适用于高层管理人员、中层管理人员和专家。公司的共同所有者和董事会成员无法提取流通资金，只能领取工资。每个人都害怕损失，都想谨慎行事。项目经理为项目盈利的一定比例而工作。他们无法影响这个百分比。专家的薪水不取决于所完成的工作量。
系统是如何创建的
2017年5月，我们意识到年度计划无助于优化工作，没有说收入和支出，12月等待我们的是惊喜。因此，整个下半年我们建立了新的财务报告制度。
参与过程：
财务总监；
生产总监——对服务质量负责；
执行董事 - 在公司内部建立流程。
就这样表现了
1.确定公司需求
与客户合作时，我们首先分析公司的需求并整理出必要的文件清单：
团队和部门的报告表。这里收集有关公司专家、项目和部门的数据。
所有团队和部门的报告表。包含执行董事的数据，执行董事负责监督所有部门的工作。
摘要文件。这是向董事会的直接管理报告。
所有文件必须包括有关过去、现在和未来费用和收入的信息。该系统应尽可能自动化，以便我们花更少的时间进行报告。
目标之一是提高员工的积极性。此外，我们需要考虑哪些来自内部部门（而不是来自项目团队）的专家参与提供服务。
2.选定的软件来自动生成报告
我们测试了各种程序来自动报告。我们选择了集成了 JIRA 任务跟踪器和 CRM 的 Google Sheets，我们之前使用过：FreshOffice - 针对当前客户、他们的帐户和行为，AmoCRM - 针对新客户。
没有发现任何软件效果如此好以至于我想购买它。开发商请注意！
3.近5年收集的数据
为了获得预测性财务报告，我们从 CRM 下载数据并从旧报告表中收集信息。结果是 60 个月内出现了大量不同的数据。花了1.5个月的时间将它们统一起来，并按月和周计算出年营业额的百分比。